Passo 1: inizia la procedura
- Vai sul sito commerciale e accedi alla tua Area clienti. Per maggiori dettagli su come accedere all'Area clienti, leggi la guida;
- seleziona Dashboard;
- seleziona Attiva ora, in base al servizio S/MIME da attivare.
Passo 2: inserisci i dati del destinatario
- Inserisci il Nome e Cognome di chi utilizzerà il certificato: può essere chi ha acquistato il certificato o un’altra persona;
- inserisci l'indirizzo email a cui verranno poi inviate le istruzioni per verificare l'email e verificare la tua identità, così da attivare il certificato;
- vai su Richiedi. Controlla che i dati del destinatario che hai appena inserito siano corretti e vai su Conferma e prosegui.
Tutte le future comunicazioni verranno inviate all'indirizzo email che hai indicato.
Passo 3: verifica i dati del contatto tecnico
Come contatto tecnico vengono riproposti i dati del destinatario. Puoi aggiungere un numero di telefono se vuoi.
Il contatto tecnico riceverà le comunicazioni relative alle modifiche del Certificato.
Passo 4: inserisci i dati del contatto organizzativo (solo per OV e SV)
- Inserisci il Nome e il Cognome del contatto organizzativo;
- indica il suo indirizzo email;
- vai su Conferma e prosegui.
Il contatto organizzativo riceverà le comunicazioni relative alla verifica dell'organizzazione.
Il contatto tecnico e il contatto organizzativo spesso sono diversi: possono essere uguali solo se la persona indicata è una figura di responsabilità riscontrabile da fonti organizzative pubbliche indipendenti oppure in caso di titolare di una ditta individuale.
Passo 5: inserisci i dati dell'organizzazione del richiedente (solo per OV e SV)
- Inserisci la Partita IVA o il codice fiscale;
- inserisci il Numero di iscrizione al Registro delle Imprese;
- indica il Paese di costituzione;
- inserisci il DUN S Number;
- vai su Conferma e prosegui.
Passo 6: carica l'attestazione del rapporto professionale (solo per SV)
Per completare la richiesta di un certificato S/MIME di tipo SV (Soggetto Verificato), devi caricare un documento chiamato Attestazione del Rapporto Professionale. Questo documento confermerà il ruolo della persona richiedente all’interno dell’organizzazione che hai indicato nello step precedente.
Nella documentazione devi indicare:
- Dati del richiedente: nome, cognome e ruolo/posizione aziendale;
- Dati dell’organizzazione: ragione sociale e indirizzo completo;
- Ruolo professionale: funzione specifica svolta (per esempio IT Manager, Responsabile Sicurezza);
- Motivazione della richiesta: motivo per cui serve il documento ("Attivazione S/MIME");
- Data di attestazione: data del giorno in cui il documento viene firmato;
- Dichiarazione formale: una formula del tipo "Con la presente attestiamo che [Nome Cognome] riveste la funzione di [ruolo] presso [Azienda]…";
- Firma del referente: firma leggibile, manuale o digitale. Deve essere la firma di un referente aziendale autorizzato, per esempio un responsabile delle Risorse Umane, un direttore IT, un responsabile della sicurezza o un Amministratore Delegato;
- Contatti del referente: email o numero di telefono per eventuali verifiche.
Per caricare il documento, vai su Seleziona file o trascina il tuo documento all'interno del riquadro. Vai su Invia ora.
Puoi decidere di caricare il documento in un secondo momento: in questo caso vai su Carica e invia dopo.
Passo 7: controlla i dati e accetta i termini e le condizioni
Controlla i dati e vai su Avvia verifica.
Ora non resta che aspettare la verifica dei dati.
Dopo aver avviato la verifica, il sistema invia un'email di verifica all'indirizzo che hai indicato per il titolare del certificato nel passo 2. Nell'email vedrai un link: seguilo per confermare il tuo indirizzo email.
Passo 8: eseguire il riconoscimento (solo per IV e SV)
Se hai un IV o un SV, alla fine della procedura riceverai un'email in cui ti viene chiesto il consenso al trattamento dei dati personali e biometrici. Nell'email vedrai un link: seguilo per dare il tuo consenso.
Se hai dato il consenso, ti verrà inviata un'altra email da cui potrai eseguire il riconoscimento biometrico (quindi basato sul riconoscimento del volto) con IDenfy. Premi sul pulsante Inizia verifica su IDenfy. Ci vorranno solo 5-10 minuti per completare il riconoscimento biometrico!
Il link di accesso alla procedura di riconoscimento vale per 24 ore. Quando inizi la procedura di riconoscimento, hai 30 minuti per completarla.
Tieni a portata di mano un tuo documento di identità valido (carta di identità o passaporto), accertati di avere la fotocamera attiva nel dispositivo che userai per il riconoscimento e una connessione internet stabile.
Segui la procedura guidata. Durante il processo ti verrà chiesto di scattare una foto del documento e del volto del titolare. Il sistema confronterà la foto del volto con quella presente sul documento.
Per velocizzare il processo di riconoscimento, tieni a mente questi consigli quando scatti la foto del tuo documento di identità:
- inquadra bene il documento e controlla che tutti i dati si leggano chiaramente;
- tieni il cellulare fermo e stabile;
- evita i riflessi e le luci troppo forti;
- appoggia il documento su una superficie piana e di colore neutro. Non tenere il documento in mano.
Se il riconoscimento biometrico va a buon fine, riceverai un'email di conferma.
Se invece il riconoscimento biometrico non va a buon fine, riceverai una serie di email in cui ti viene proposto di riprovare. Dopo 2 tentativi falliti, il sistema ti proporrà una procedura di riconoscimento alternativa basata su Firma Elettronica Qualificata (FEQ).
La procedura alternativa è sicura quanto la biometrica, perché è conforme alle stesse norme applicate alla verifica biometrica. Garantisce infatti lo stesso livello di sicurezza e ha lo stesso valore legale.
Per procedere con il riconoscimento alternativo:
- vai sul pulsante Usa il processo alternativo che trovi nell'email in cui ti è stato notificato il mancato riconoscimento;
- inserisci i dati del destinatario che ti vengono richiesti;
- vai su Invia la richiesta;
- verifica che i dati mostrati a video siano corretti. Se non sono corretti, vai su Torna indietro e modificali. Se invece lo sono, vai su Scarica il modulo;
- attendi che il modulo sia scaricato e vai su Prosegui. Fai firmare il modulo che hai appena scaricato a chi userà il certificato. Deve usare la firma elDAS;
- vai su Seleziona file per caricare il file firmato elDAS. Seleziona Invia la richiesta.
- Saranno necessari 3-5 giorni lavorativi per completare il processo ed emettere il Certificato.
La firma sarà accettata se:
- è emessa da un Certificatore accreditato in UE. La firma digitale rilasciata da Aruba è una di quelle accettate. Più genericamente va bene anche una firma remota con OTP e autenticazione forte;
- utilizza un dispositivo qualificato di firma elettronica, per esempio smart card, token USB, app con autenticazione forte;
- ha lo stesso valore legale di una firma autografa (Regolamento UE n. 910/2014 – eIDAS).
La firma non sarà accettata se:
- è disegnata con il mouse;
- è fatta usando un editor PDF non certificato;
- è stata apposta con strumenti non configurati per la FEQ, per esempio Adobe Sign.
Passo 9: verifica l'emissione del certificato S/MIME
Al termine di tutti i passaggi, accedi alla tua Area clienti per vedere il tuo certificato S/MIME in formato .p12.
Segui la guida per installare il Certificato S/MIME.
Riceverai la password del Certificato S/MIME nell'email di conferma.